Electronic Resource Planning ERP

Aufgrund von dezentraler technischer Selbständigkeiten, vergangener IT-Strategien oder Fusionen sind in den Unternehmen in der Vergangenheit häufig ERP-Strukturen mit Lösungen verschiedenster Hersteller entstanden. Diese heterogenen Situationen stehen in der Regel den Zielen zur Effizienzsteigerung im Weg. Deshalb wählen immer mehr Firmen Konsolidierungsstrategien im Bereich der betriebswirtschaftlichen Anwendungen. aproMa hat hierfür abgeleitet aus zahlreichen Beratungserfahrungen konzeptionelle Tipps entwickelt:


Konsolidierung Ihrer CRM/ERP Landschaft


Mit Analysen der unterschiedlichen ERP-Systeme beginnen:

Welche Lösung hat ihr eigenes Leistungsprofil, das sich nicht über allgemeine Bewertungen ermitteln lässt. Nicht selten erfolgt die Bearbeitung der Betriebsaufträge mit ebenso vielen Medienbrüchen und Liegezeiten, Doppelarbeiten, unvollständiger Information und Fehleranfälligkeit wie in der Ausgangssituation vor der Einführung des ERP-Systems

Konsolidierungskriterien entwickeln:

Eine Verschlankung der Infrastruktur kann nur Erfolg haben, wenn sie einer pragmatischen Zielvorstellung folgt. Dazu gehört insbesondere auch die Klärung, nach welchen Kriterien die Applikationen auszuwählen sind, auf die zukünftig verzichtet werden soll. Mittels einer  Matrix, in der die jeweilige Nutzenqualität, Betriebs- und Supportkosten, der Modernitätsgrad, die Bedingungen der Weiterentwicklung und die Integrationsfähigkeit enthalten sind.

Standardisierung zum Kernziel machen

ie dezentrale Selbständigkeit hat in der Vergangenheit vielfach dazu geführt, dass in den verschiedenen Lokationen von Unternehmen eine jeweils verschiedene Lösungspolitik verfolgt wurde. Auch der Best-of-breed-Ansatz hat vielfach zu einer sehr heterogenen Landschaft beigetragen. Doch so verlockend dieser Ansatz auch ist, so aufwändig ist er bei der Administration und weiteren Entwicklung.

Repository vor Projektstart definieren

Eine Konsolidierung ist keine statische Angelegenheit, sondern begleitet ein Unternehmen fortlaufend. Dies verlangt ein Repository mit Darstellung der gesamten Lösung einschließlich ihrer Release- und Implementierungsspezifika sowie gegenseitigen Abhängigkeiten. Im Rahmen einer Konsolidierungsstrategie wird diese Notwendigkeit umso größer, wenn die Übersicht nicht verloren gehen soll. Denn für eine strukturierte Vorgehensweise müssen die gesamten Informationen jederzeit an zentraler Stelle zur Verfügung stehen, außerdem bedarf es einer kontinuierlichen und differenzierten Datenpflege. Sofern noch nicht vorhanden, muss deshalb zu Beginn des Projekts ein Repository aufgebaut werden. 

Prozessanalyse

Ein Respository mit Ermittlung der Ist-Situation der Software-Infrastruktur allein reicht meist nicht, um in einem Projekt die Komplexität zu reduzieren. Schließlich stehen diese Applikationen im Dienst von Geschäftsprozessen, weshalb auch zusätzlich ermittelt werden muss, welche Software welchen Business- und Produktionsprozess unterstützt. Erst die Analyse der Verknüpfungen von Anwendungen und Prozessen macht präzise Aussagen darüber, welche funktionalen Auswirkungen ein Verzicht auf bestimmte Applikationen für die betreffenden Business-Prozesse hat. Ebenso leitet sich daraus die konkrete Anforderung ab, nach Lösungsalternativen zu suchen, wenn im Zuge der Konsolidierung einzelne Geschäftsprozesse keine ausreichende Softwareunterstützung mehr erlangen.

Konsolidierungsprozess

Jede Veränderung der ERP-Landschaft spüren die Benutzer und strapaziert deren Akzeptanz, allein schon deshalb sind überdimensionierte Schritte zu vermeiden. So sollte eine Roadmap mit ausreichender Differenzierungstiefe angelegt werden, die den Ablösungsprozess definierter Applikationen in seiner methodischen Vorgehensstruktur genau beschreibt und gleichzeitig die Kontinuität in der Unterstützung der Geschäftsprozesse gewährleistet. Hierbei stellt das Projektmanagement ein außerordentlich erfolgskritisches Element dar. Es muss sich aufgrund der komplexen Anforderungen durch eine hohe konzeptionelle Qualität und prozessfachliche Kompetenz charakterisieren.

Changemanagement

Die mit einer ERP-Konsolidierung einher gehenden Veränderungen müssen insbesondere auch von den Mitarbeitern konstruktiv mitgetragen werden, die vorher in der Systemverantwortung für die abzulösenden Anwendungen standen. Dafür ist es nicht nur notwendig, eine kontinuierlich hohe Transparenz der Ziele und Projektmethodik zu schaffen, sondern deren Können und Erfahrungen aktiv einzubeziehen. Zum Change-Management gehört aber auch unbedingt, die zu erwartenden Widerstände aufgrund einer möglicherweise begrenzten Veränderungsbereitschaft als Projektrisiken zu ermitteln und dafür Lösungsszenarien zu entwickeln.

Die Zukumft im Blick halten